Zlecenie 11078753 - Przyjęcie na przechowanie dokumentacji Zamawiającego z...

iwizacyjnych w ilości 3390 szt. z uwzględnieniem usług towarzyszących:
a) Zamawiający posiada zdeponowaną u dotychczasowego Wykonawcy (tj. Archidoc S.A., Chorzów) dokumentację zapakowaną w pudła w ilości: 2341 szt. o wymiarach dł. 550 mm x szer. 400 mm x wys. 400 mm, 343 szt. o wymiarach dł. 400 mm x szer. 340 mm x wys. 300 mm oraz 706 szt. o wymiarach dł. 563 mm x szer. 370 mm x wys. 260 mm. Przedmiot depozytu zostanie udostępniony Wykonawcy wyłonionemu w drodze niniejszego zapytania ofertowego i ma zostać przetransportowany do nowej potencjalnej lokalizacji na koszt Wykonawcy i następnie opatrzony oznaczeniami oraz plombami ( taśmą plombującą) zgodnie z polityką Wykonawcy na jego koszt.
b) ze względu na rozmiar bieżącej dokumentacji, Zamawiający zamierza zdeponować u Wykonawcy dokumentację w pudłach zbiorczych o wymiarze co najmniej dł. 563 mm x szer. 370 mm x wys. 260 mm w ilości 240 pudeł. Pudła zostaną spisane w sposób identyfikujący jego zawartość zawierając skrajne numery (lub dat) dokumentów złożonych w kolejnych pudłach. Po dokonaniu spisu pudło zostanie zabezpieczone taśmą plombującą. Pudła zostaną oznaczone kodami dostarczonymi przez Wykonawcę.
c) transport przechowywanej u Wykonawcy dokumentacji ( nie więcej niż 100 szt. pudeł w trakcie obowiązywania umowy ) zapakowanej w pudła zostanie dostarczony z magazynu Wykonawcy przez Wykonawcę do Zamawiającego w terminach uzgodnionych z przedstawicielem Wykonawcy zgodnie z obowiązującym cennikiem.
d) rejestracja dokumentacji w systemie informatycznym;
Zamawiający wymaga zapewnienia dostępu do systemu informatycznego Wykonawcy, który umożliwiał będzie odszukanie, dokonanie zamówienia pudła celem pobrania poszukiwanej dokumentacji oraz umówienia daty i godziny przyjazdu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość udostępniania dokumentacji w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 8 do 14. Ilość bezpłatnych licencji nie mniej niż 3. W ramach niniejszego zadania wymaga się przeszkolenia upoważnionych pracowników Zamawiającego z obsługi dziedzinowego systemu informatycznego Wykonawcy;
e) przechowywania dokumentacji przez okres wymagany przepisami dla danej kategorii akt lub okres wskazany w umowie;
f) umożliwienie pracownikowi Zamawiającego wykonania na miejscu kserokopii dokumentacji podlegającej udostępnieniu lub pobrania (zwrotu) dokumentacji do/z pudła. Po zakończeniu czynności udostępnienia, przed zwrotem do magazynu pudło musi zostać po raz kolejny zabezpieczone taśmą plombującą. W przypadku uszkodzenia pudła, w którym przechowywana jest dokumentacja, w sposób uniemożliwiający jego dalsze przechowywanie oraz zachowanie integralności umieszczonych w nim dokumentów, winno zostać wymienione na nowe na koszt Wykonawcy.
g) Zamawiający zastrzega, że nie wyraża zgody na dostęp pracowników Wykonawcy do dokumentacji zdeponowanej u Wykonawcy. Wszelkie udostępnienie zasobów ze zbioru odbywało się będzie wyłącznie przez upoważnionych pracowników Zamawiającego. Jeżeli
w wyniku procedur obowiązujących u Wykonawcy istnieje konieczność rejestracji pojedynczego zasobu wyodrębnionego ze zbioru zdeponowanego w pudle, czynność ta winna być wykonana bez naliczania dodatkowych opłat.
h) Zamawiający informuje, że przekazana dokumentacja będzie znajdowała się w pudłach, które są własnością Zamawiającego.
i) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał w całym okresie obowiązywania umowy polisę odpowiedzialności cywilnej prowadzonej działalności w zakresie szkód w rzeczach znajdujących się w pieczy, pod nadzorem lub kontrolą na kwotę nie mniejszą niż 10 mln. zł na jedno
i wszystkie zdarzenia. Do oferty należy załączyć kopię polisy wraz z kopią dokumentu potwierdzającego opłacenie polisy. Każdorazowo po zawarciu polisy na kolejny okres obowiązywania Wykonawca winien przesłać jego kopię wraz z kopią dokumentu potwierdzającego opłacenie polisy.
j) po okresie obowiązywania umowy zdeponowany zasób zostanie udostępniony na zlecenie Zamawiającego i zagospodarowany według jego woli. Wyszukanie, wydanie pudeł i wyrejestrowanie z zasobu informatycznego nie będzie stanowić dodatkowego kosztu dla Zamawiającego.
k) w przypadku rozwiązania umowy z winy leżącej po stronie Wykonawcy, cała zdeponowana dokumentacja musi zostać zwrócona Zamawiającemu, zapakowana w pudłach-bez naliczania dodatkowych opłat.
l) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.